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知识产权案件邮寄立案实证研究

2019-11-04 19:54 · 作者:毕依   阅读:2426

原标题:邮寄立案相关调研报告


作者 | 毕依 北京知识产权法院


(本文系知产力获得独家首发的稿件,转载须征得作者本人同意,并在显要位置注明文章来源。)


(本文7625字,阅读约需15分钟)


为进一步推进邮寄立案相关工作的开展,切实将司法为民落在实处,根据北京市高级人民法院出台的《北京法院邮寄立案处理办法》的通知(以下简称《邮寄立案处理办法》),现将北京知识产权法院相关工作情况进行梳理,并对问题进行分析,提出解决意见。


一、基本数据


2018年立案庭接收并处理的邮寄立案材料为:3293件,实际立案成功的为2972件,2018年邮寄立案实际立案率:90.25%


2019年第一季度,北京知识产权法院共收到邮寄立案材料896件,比2018年第一季度的579件增加了54.74%。其中,普通起诉材料734件,比去年第一季度增加了51.34%;涉外案件预登记材料162件,是去年第一季度的1.72倍;在邮寄立案立案材料中,材料齐全的228件;起诉符合北京知识产权法院管辖但材料有欠缺需补正的704件,不符合立案要求的9件。


2019年上半年,北京知识产权法院共收到邮寄立案材料1982件,比2018年上半年的1505件增加了31.7%。其中,普通起诉材料1638件,比去年上半年度增加了29.4%,涉外案件预登记材料344件,是去年上半年的1.43倍。在邮寄起诉立案材料中,材料齐全的468件;起诉符合北京知识产权法院管辖但材料有欠缺需补正的1560件,不符合北京知识产权法院立案材料的24件。


邮寄立案数量的大幅上涨既说明了知识产权案件数量在不断增加,也体现了邮寄立案机制所提供的更加便捷的立案渠道为公众所接受,但同时这也要求邮寄立案的相关制度规范应更加完善。


二、对实践中出现问题的分析


1.初步审查邮寄立案材料时发现问题,需要及时与当事人进行电话沟通的情况:


⑴当事人邮寄不符合邮寄立案要求的材料。


例如,没有明确的被告;不属于法院管辖范围;提出与司法审查无关的请求。到目前为止,立案庭收到过很多不属于起诉的材料或者不能看出当事人有起诉目的的材料,这类情况的占比约10%。


目前的做法是:


先和寄件人或联系人进行电话沟通,问清当事人是否具有起诉目的,有无具体的诉讼请求;属于行政诉讼的,需要询问针对何种行政行为进行诉讼;属于民事诉讼的,则需要询问诉讼请求、管辖依据、诉讼标的等。对确实有起诉意图的,要将起诉状的基本格式要求全面、清楚地告知当事人,同时根据《北京法院邮寄立案处理办法》的通知)第七条“对于材料有欠缺或有其他需要补正的情形,应一次性告知当事人在指定期限内补正的内容及逾期不补正的后果”,告知其应携带完整材料到达立案窗口办理立案登记等相关事宜,以便减少当事人或代理人往返的次数。


如无法直接联系到寄件人或当事人,但材料中有详细地址的,按照该地址寄回并附立案要求说明书(该说明书中包含起诉状样式及知识产权案由)


面临的问题:


对起诉目的不明确的邮件、材料处理时间冗长,增加了处理的步骤和材料往来时间,不利于提高邮寄立案工作的效率。虽然根据《邮寄立案处理办法》第二条的相关规定,当事人邮寄的立案材料应符合法律法规、司法解释及其他规定要求的形式和内容。但并没有对起诉目的不明的情况、判断标准及其法律后果作出相应的规定。


设置邮寄立案机制的实质是给当事人提供了一种便利渠道,由法院对邮寄立案材料进行提前、集中审查,达到专业、快速、准确、便捷的效果,并尽量避免当事人起诉超期。即使起诉材料未齐备,只要含有符合要求的起诉状,起诉日期将予以保留,寄件日期即起诉日期;同时,给予当事人两周的时间准备齐全起诉材料再来法院立案。但是,实践中出现的上述问题大大拖延了处理邮寄立案的时间,没有显现出突出的效果,也与邮寄立案快速审查起诉材料、及时回复当事人的初衷不符。


建议:


一是明确邮寄立案规则,凡是采取邮寄立案的,均应视为认可该规则,同意按照该规则进行操作;二是明确不按照该规则进行操作的后果;三是在规则中明确对不符合要求材料的处理方式,能寄回则寄回,说明原因,或提出补正要求


⑵起诉状在形式上和内容上明显不符合法律或者相关规定要求。


例如,起诉状未使用最基本的法言法语(例如大篇幅介绍自己拮据的生活现状,要求法院支持其某种特定的,出于自己的主观意愿所臆想出的诉讼请求;事实与理由部分过多的将法院或作出行政行为的行政机关用以第二人称“你”“你们”来叙述等);出现谩骂或者带有侮辱性词汇;起诉状格式混乱,未按《民事诉讼法》第一百二十一条、《行政诉讼法》第四十一条规定的列明相应内容。   


目前的做法是:


为保证当事人诉权,对于起诉状内容、格式需要修改的,尽可能通过便捷的联系方式向当事人了解情况,并将形式要求叙述全面。对于与起诉无关的材料目前只能采用退回当事人处,或因联系方式不明而暂时搁置两种方式处理。


面临的问题:


首先,即便和当事人取得了直接联系,在交流的过程中也会因为口述相关要求不够直观,而使得起诉状的修改问题无法从根本上得到解决;其次,此类情况多发生在当事人或者口音较重,或者年龄较大,或者严重缺乏法律基础知识的情形下,这也为电话沟通增加了相当大的难度。


建议:


通过多种适合的渠道将撰写起诉状的基本要求和相关模板进行公示,以便当事人有迹可循。


⑶对提起民事诉讼的邮寄立案材料,目前只能进行形式上的初步审查。


目前的做法是:


民事诉讼案件相较于行政诉讼案件诉讼请求更具多样性和复杂性,证据形式与审查方式和行政案件相比也有很大区别,同时,对于是否属于本院管辖,是否属于必要的共同诉讼,是否属于技术类案件等,无法通过审查邮寄立案材料的方式予以确认。这就需要民事案件的当事人或代理人亲自到立案窗口与立案接待人员进行当面沟通。


面临的问题:


当事人或其代理人不理解这一做法的情况时有发生(来窗口办理邮寄立案民事案件立案手续的,50%发生过此类情况),认为处理邮寄立案的相关工作人员应当将审查及通知工作一次性完成。从司法实践看,有50%—60%的起诉材料是从外地寄出的,应当对当事人不便来京的情况给予理解。但是,也正是因为民事案件的自身特性,限制了法院的操作,但也只有对立案材料进行全面、准确地审查才能更好的保障当事人诉讼权利,使案件可以得到公正对待。


建议:


通过完善邮寄立案规则,明确民事案件一般不得邮寄立案。若收到邮寄民事案件立案材料,处理邮寄立案的工作人员只作初步形式审查,同时将要求当事人或其代理人来立案窗口办理立案手续的要求在邮寄立案规则中予以明示。


2.当事人未按通知的日期到立案窗口办理正式立案


⑴因技术原因导致当事人未收到通知短信。


目前的做法是:


初步审查后,统一用北京市高院提供的邮寄立案管理平台系统编辑短信,由该系统平台逐条发送到当事人或其代理人的预留的手机上。该模式为初审后的通知提供了便利,但同时也会由于技术上的问题,出现发送短信不成功的尴尬情况。且当事人是否成功接收短信,也无法从我院正在使用的邮寄立案管理平台系统中准确核实。经初步统计,未成功发送的信息情形约占20%。目前,尚未找到有效解决该问题的方法。


针对上述情形,实践中只能通过两种方式进行查询、确认,一是由当事人或代理人到电话营业厅打印其在相关时间段接收短信的记录清单,如果该清单或列表中没有显示“12368”的号码,则可以初步断定当事人确实没有收到我院的通知短信,不应由其承担超期来院的责任;二是由于很多电话营业厅不提供查询接收短信的业务,在此情况下,就要及时联系高院的技术部门核实短信的发送情况,如果高院的反馈意见是短信未发送成功,则也不应由当事人承担超期来院的责任。因此,对上述两种情形,立案庭只能按照延期审查进行处理。如通过审查后续提交的材料决定立案,可在立案提示单中说明相关情况,以便法官团队核实需要。这是立案庭通过反复实践,确定的较为合理的解决办法。


面临的问题:


上述处理方法虽有合理性,但在一定程度上造成了办理立案登记的时间过长。很多情况是发出短信通知已经很长时间,当事人才与立案庭取得联系,导致时间延误,且现在的相关处置方法也缺乏法律、法规的支持。同时,当事人或代理人认为此种操作过于麻烦以至于不愿配合,导致在劝说当事人按此方法操作时也颇有难度。


建议:


一是邮寄立案管理平台系统应加以完善,提高短信发出稳定性,以便将通知工作落实到位。二是由于当事人对自己大致将于何时收到通知短信没有了解,也没有规则上的规定,这一点可否通过完善规则予以解决。


⑵将补齐材料及来院立案的时间确定为两个星期否合理。


目前的做法是:


既然选择邮寄立案,当事人在此之前就应当对邮寄立案的规则,即北京市高院制定的《邮寄立案处理办法》有所了解,如果不愿接受邮寄立案相关规则的约束,则不应选择该方式起诉。将起诉材料邮寄至立案庭,应视为当事人接受并愿意按照该规则进行操作,如不按照该规则进行操作,则应自行承担由此产生的不利后果。


面临的问题:


一是根据《邮寄立案处理办法》第十一条的相关规定,未按照法院通知日期来院立案的,无正当理由视为撤诉。但是对于当事人坚持起诉的,截止至目前,我院并没有因不符合邮寄立案的规定而引用上述该十一条而作出过视为撤诉的裁定或不予受理裁定。因此当当事人或代理人强烈要求立案庭接收材料并立案时,立案庭无法给出有力的法律文书将该规定落实。二是目前我院立案庭根据《北京知识产权法院邮寄起诉处理办法》第十条的相关规定,给予当事人补正材料的期限为两个星期(即14个自然日)。经过了大量实践,综合考虑各种因素,我们认为这个期限是合理的,但仍会有当事人对该法律依据产生质疑。


建议:


首先,虽然在上述规范中说明了未按法院通知日期来院立案的视撤后果,但并没有对当事人执意要求立案的后续处理规定。因此,需要完善该条条款来保障“视撤”情况可以落实到位,如是否可以视为起诉未提出。其次,将补正立案材料的期限(即14个自然日)在《邮寄立案处理办法》中予以明确规定,以便当事人可以一目了然,做到有章可循。


⑶当事人或代理人已经收到通知其来院办理立案登记手续的相关短信,但是无法在指定期限内到院,并请求延长该期限。


目前的做法是:


由负责邮寄立案审查的工作人员询问请求延期的原因,如果属于不可抗力,比如生病住院或者其他法定事由,会告知其先将发生不可抗力事由的证据采用邮寄方式寄至我院,并由立案庭对该证据材料进行初步审查,以确定是否存在合理的延长期限事由。在实践当中,当事人提供的作为因不可抗力因素而请求延期来院的证据大多数情况下其真实性可以被认可,进而立案庭会在了解情况后,在合理范围内适当延长期限。


⑷当事人存在体弱多病或深有残疾不能来京的情况,但未向立案庭及时说明。


目前的做法是:


截止至目前,这种情况共发生过三次。从当事人邮寄的起诉材料看,属于我院管辖范围,起诉也并未超过法定期限。根据《邮寄立案处理办法》第六条的相关规定,符合立案条件的,应将审查结果告知当事人,并告知其到法院进行身份审核,办理立案手续。因此,立案庭会通知当事人亲自或者委托代理人来立案窗口办理立案手续。


但在实践当中,有的当事人因体弱多病或者深有残疾或者年龄较大,无近亲属,并且没有委托代理人的经济条件。为保障当事人的诉权,我院立案庭曾尝试给当事人提供便利通道,即由负责邮寄立案审查的工作人员替当事人办理立案登记手续,但仅限于代为缴纳案件受理费和信息录入,但是,应在立案窗口办理的验证身份、签字的环节则只能通过情况说明,交由后续审判团队在开庭时再予完成。


面临的问题:


上述操作模式必须建立在法院和当事人之间相互信任的基础上方可进行,然而这种模式的可复制性显然较差,在制度上并无保障,故在实际操作中具有一定的风险性。但是,若仅因为当事人存在上述情况不便来京办理立案登记手续即不予受理,则确实不利于诉讼权利的保障,甚至可能引发舆情。


建议:


能否适度拓宽邮寄立案办理立案登记手续的渠道、方式,建立“信任机制”,如,要求当事人出具因身体状况不便来京的证明材料,并由其承诺开庭时当事人或其代理人能够出庭参加诉讼,同时明确即使未签承诺书,当事人或其代理人未出庭的,仍可按照视为撤诉处理的法律后果。此外,对立案阶段的缴费机制,以及在未出庭情况下,如何退回当事人起诉材料也都应有相应的规范,这样也可以在为当事人提供更加灵活、便利的邮寄立案操作模式的基础上,使法院的审查操作更加规范化。


3.当事人收到短信通知后到窗口立案,但仍然不符合立案要求。


⑴当事人或代理人收到短信提示后仍然没有按短信要求准备立案材料。


目前的做法是:


根据行政诉讼法以及《邮寄立案处理办法》的相关规定,通知当事人来院立案的短信内容具体明确时,当事人一方由于自己的原因未按短信要求准备材料,窗口接待法官审查后认为不合格,同时在接待法官告知其要按短信通知的内容提交材料后,仍不愿按照要求提交的,不应再次延长期限(以上情况仅限于行政案件)。


面临的问题:


在实践当中,经常会出现一些当事人或代理人以各种理由、方式,要求立案庭接收材料并立案,或者要求立案庭开具一次性告知书,从而再次延长其起诉期限,这类情况在未按要求备齐材料一类中占比达到25%以上。


通过分析,出现上述问题的原因比较复杂,如当事人缺乏对法律知识、诉讼程序的了解,难以接受邮寄立案接待人员的指导;或者当事人希望通过给予更多的补正时间,从而达到变相延长起诉期限的目的。


建议:


完善邮寄立案的相关法律制度,同时有多样化的渠道使公民、法人、代理机构了解邮寄立案本身的性质及其要求是很有必要的。要明确与通常直接来窗口立案的方式相比,邮寄立案本就是一项便民举措,在享受便利的同时,也应当承担相应的责任。


⑵邮寄立案是立案的一项初步审查,如果要求所有案件都做到一次性解决当事人起诉材料的全部问题具有较大难度,因此最终能否立案的决定权是交由窗口接待法官的。


目前的做法是:初审之后会以短信形式通知当事人或代理人,同时告知需要准备的材料以及来院日期,当事人或代理人来窗口提交材料时,窗口立案接待人员发现了新的问题,认为还需要另行补充起诉材料的,应当开具一次性告知书告知还需补充的材料以及最晚来院期限。因为邮寄立案是根据当事人邮寄过来的现有的材料进行审核,到达立案窗口进行立案操作时可能会出现一些新的、邮寄审查时无法查明的情况,因此需要当事人或代理人补充提交,同时开具一次性告知书。


面临的问题:由于可能会涉及到当事人的二次往返,很多当事人,尤其是外地当事人对此表示不能接受。


建议:其实这就要求当事人一方可以做到尽可能一次性将自己的案件情况陈述清楚,如果在到院立案之前发现了新的情况或者未提交的情况说明,尽量先电话联系我院立案庭,将情况说明后了解是否还需要补充其他材料,这也是尽可能避免当事人的多次往返。但不论上述哪一种方式都是为保障当事人的诉讼权利并使得该权利可以顺利行使所需要当事人配合履行的义务。


4.将不符合立案要求的邮件退回在操作上存在困难。


⑴主要表现为以下两种情况:


未留联系电话,地址不明。


很多当事人虽然寄来了材料,但是对于不具有起诉目的或者未在规定期限来院立案的,根据立案庭规定要退回当事人处,但如果其联系方式尚不明确,在退件过程中就会出现一定的困难,比如因“查无此人”而退回妥投至立案庭,或者当事人的联系方式根本就无从查找,则只能暂时搁置于立案庭。


退件之前经电话联系,当事人称没收到短信,不同意退件。


这种情况一般发生在初审之后已将通知来院立案的短信发至当事人或代理人手机的阶段。当事人或其代理人并未在规定期限内来院时,为避免起诉材料的多次流转,我们会和该相关负责人进行电话沟通,确定其明确放弃起诉后才会将材料邮寄回指定地址。


⑵面临的问题:


第二种情况在实践中还会出现这样的问题,即退件之前与当事人或代理人进行电话沟通后,其明确表示没有收到任何来自法院的短信通知,并且认为没有退回邮件的依据,这就使得将超期邮件退回产生一定阻碍。


⑶建议:


一是希望邮寄立案管理平台系统可以更加完善,比如可以从系统中准确地看到每一条短信是否成功发送,成功发送和未成功发送的可以不同颜色进行区分,以便我们工作人员在排查时可以明确需要二次发送短信的对象。其实该系统在设计之初就有这样的功能,但在实际操作中正确率并不高,该正确率大概在20%—30%。二是可以在相关邮寄立案实施细则中明确立案庭收到邮件后作出回复的时间,以及当事人处未收到短信应联系法院的期限,以便当事人可以通过一定的时间概念来保障并顺利行使自己的诉权。


5.不符合立案要求的邮寄材料搁置待处理的情况


⑴材料内容、邮件外壳都没有联系方式,无法发送短信,也无法寄回,只能搁置。


立案庭收到邮寄的材料后先进行必要的审查,将当事人一方的信息、联系电话进行录入,审查后认为符合立案条件的,会以短信形式通知当事人,但对于未留联系方式的情况,只能先暂时搁置在立案庭。之前采取过邮寄一次性告知书的方式,就是将通知信息采用法院统一的纸质版形式邮寄给当事人,但效果并不好,因为邮单上无法填写联系人的电话,因此退回至立案庭的情况非常多。


⑵寄回当事人处的邮件再次被退回至我院,只能暂时搁置。


当立案庭对邮寄来的不符合立案要求的材料进行退回时,对于有地址但地址不明确,联系电话有的为外省座机的情况,一般仍退回并妥投至我院立案庭的几率非常大。已经穷尽一切方法联系相关人员但仍无进展的,就只能放立案庭暂时搁置。


根据《邮寄立案处理办法》的相关规定,由于该情况材料搁置超过一年的,材料中有行政裁决原件的将该原件寄回,不能寄回的暂时搁置,对于其他材料可以销毁,目前立案庭也在讨论对于邮件集中销毁的提前准备事宜以及后续工作。


⑶预登记案件,原告当事人住所地属于大陆域外,地址只有域外地址,也无法找到代理人联系方式的,退回有难度。


目前只能通过我院的涉外送达方式退回邮件,但该方法实效性并不好,首先涉外送达持续的时间长,在这段时间中可能相应的委托代理人会来院咨询立案,但材料已不在立案庭,其次,送达对方后的接收情况也不易查明。


建议总结


一、由于在对立案材料进行初审后的通知阶段,经常出现的短信未成功发送,通知不到位的情况,这就使得邮寄立案管理平台系统应更加完备,对于当事人办理立案的通知阶段以及查明短信通知成功发送与否的后续排查阶段,都能够从该系统中准确查证。能够真正实现邮寄立案机制便捷、高效的初衷,为该机制的落实以及法院办案信息化提供有力的保障。


二、在实际操作中所出现的当事人对起诉方式、起诉状基本格式、邮寄起诉的基本要求存在错误理解的,可以将《邮寄立案处理办法》进行网上公示(比如北京知识产权法院官网或者北京市高级法院官网),切实保障公众有法可寻,有法可依,真正实现方便公众,服务公众的工作目标。


三、完善《邮寄立案处理办法》相关规范,根据实际情况适当增加或修改内容,使相关公众了解邮寄立案运行模式,明确行为及其相应的法律后果,使得权利的行使者与法律的执行者可以在同一个法律规则下并行操作,通过优化机制使权利得到有序、有效的运行,与此同时,更好地促进司法在阳光下运行。


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